Awaria KSeF – poradnik: jak wystawiać faktury offline?

Początek lutego 2026 roku czyli oficjalny start obowiązkowego KSeF dla najwiekszych, przyniósł to, czego wielu się obawiało – przeciążenie serwerów i problemy z logowaniem przez Węzeł Krajowy (ePUAP). Jeśli 2 lutego widziałeś komunikat o błędzie zamiast pulpitu faktur, nie jesteś sam.

Zgodnie z harmonogramem, od 1 kwietnia 2026 r. do systemu dołączą niemal wszyscy pozostali przedsiębiorcy. To oznacza jedno: obciążenie wzrośnie, a incydenty techniczne mogą się powtarzać. Przygotowałem zestaw konkretnych procedur, które pozwolą Twojej firmie zachować płynność finansową, nawet gdy systemy rządowe „odmawiają posłuszeństwa”.

Z tego artykułu dowiesz się o:

różnicy między niedostępnością KSeF, a awarią po stronie podatnika.
Zasadach wystawiania faktur w trybie offline (zgodnie z najnowszymi wytycznymi FA(3)).
Sposobie na ominięcie ePUAP przy użyciu tokena KSeF.
Tym, czym jest „potwierdzenie transakcji” i kiedy musisz je przekazać klientowi.
Terminach na uzupełnienie danych w systemie po usunięciu awarii.

Kiedy KSeF nie działa: procedura niedostępności (offline)

Jeśli problem leży po stronie Ministerstwa Finansów (np. awaria serwerów centralnych), wchodzimy w tryb opisany w art. 106nh ustawy o VAT.

Wystawianie faktur: nadal generujesz faktury w swoim programie księgowym w formacie XML (struktura logiczna FA(3)).
Oznaczenie dokumentu: wizualizacja faktury (np. PDF) musi posiadać kod QR oraz wyraźne oznaczenie „OFFLINE”.
Data wystawienia: za datę wystawienia uznaje się datę wskazaną przez Ciebie w polu P_1 faktury ustrukturyzowanej.
Uzupełnienie systemu: masz 7 dni roboczych od dnia zakończenia niedostępności na przesłanie tych faktur do KSeF.

Gdy internet zniknie u Ciebie: tryb awaryjny

Inaczej sytuacja wygląda, gdy KSeF działa, ale to Ty masz problem (brak prądu, awaria internetu, błąd Twojego oprogramowania). Tu obowiązuje art. 106nf ustawy o VAT.

Wystawiasz faktury w trybie offline (z kodem QR).
Masz znacznie mniej czasu na synchronizację – musisz przesłać dokumenty do KSeF najpóźniej w następnym dniu roboczym po usunięciu awarii.

Ekspercka rada: jeśli ePUAP (Węzeł Krajowy) padnie, ale samo API KSeF działa, możesz zalogować się za pomocą wcześniej wygenerowanego tokena. To klucz, który pozwala Twojemu programowi „rozmawiać” z KSeF bez konieczności wpisywania kodu SMS czy logowania do bankowości. Wygeneruj go już dziś w Aplikacji Podatnika!

Dokumentowanie sprzedaży: „potwierdzenie transakcji”

Podczas awarii klient może potrzebować dowodu zakupu „tu i teraz”. Zgodnie z Podręcznikiem KSeF 2.0 (cz. II), możesz wydać nabywcy potwierdzenie transakcji.

Nie jest to jeszcze faktura ustrukturyzowana (bo nie ma numeru KSeF), ale zawiera kluczowe dane: numer faktury z Twojego systemu (P_2), NIP-y stron i kwotę brutto (P_15). Gdy system „wstanie”, faktura otrzyma swój unikalny numer identyfikacyjny, który połączy się z tym potwierdzeniem.

Twoja księgowość ma problem z KSeF, a może potrzebujesz regulaminu obsługi KSeF lub aktualizacji procedur ochrony danych osobowych?

Napisz do nas: biuro@ensiskancelaria.com, zadzwoń: +48 519 56 36 26 lub skorzystaj z formularza kontaktowego poniżej.

FAQ - Pytania i odpowiedzi

Czy mogę wystawić fakturę papierową, gdy KSeF nie działa?

Tak, w trybie awaryjnym lub offline możesz przekazać fakturę w formie papierowej lub elektronicznej (np. e-mail), ale musi ona zawierać kod QR umożliwiający późniejszą weryfikację w systemie.

Skąd mam wiedzieć, czy awaria jest „rządowa”, czy „moja”?

Ministerstwo Finansów publikuje komunikaty o niedostępności KSeF w Biuletynie Informacji Publicznej (BIP) oraz na stronie ksef.podatki.gov.pl. Jeśli nie ma tam informacji, system uznaje to za awarię po Twojej stronie.

Co jeśli nie zdążę wysłać faktur w terminie po awarii?

Przepisy przewidują sankcje za nieterminowe przesłanie faktur, dlatego kluczowe jest dokumentowanie momentu wystąpienia i ustania awarii (np. zrzuty ekranu, logi systemowe).

Czy kod QR na fakturze offline jest obowiązkowy?

Tak. Faktura wystawiona poza KSeF w czasie awarii bez odpowiedniego kodu QR może zostać uznana za wystawioną wadliwie.

Jakub Szajdziński

Specjalizuję się w pomocy prawnej na rzecz przedsiębiorstw z sektora nowych technologii, IT, e-commerce, web&mobile, a także obsłudze spółek prawa handlowego.

Najczęściej zadawane pytania (F.A.Q)

Jak skontaktować się w sprawie pomocy prawnej?

Najlepiej skorzystaj z formularza kontaktowego – to najszybszy i najbardziej efektywny sposób kontaktu, ponieważ wiadomość trafi bezpośrednio do osób odpowiedzialnych za udzielenie odpowiedzi, a nie do naszego sekretariatu. W treści wiadomości krótko opisz zagadnienie, do którego potrzebna jest nasza pomoc. Jeżeli opisany stan sprawy wymaga doprecyzowania, prześlemy dodatkowe pytania, które pozwolą nam udzielić bardziej szczegółowej odpowiedzi, a tym samym lepiej poznać zagadnienie w którym mielibyśmy pomóc. W sprawach pilnych, prosimy o kontakt telefoniczny na numer: +48 519 56 36 26.

W jakim czasie mogę otrzymać informację zwrotną na temat mojego zapytania?

W większości przypadków, udzielamy odpowiedzi, z informacją na temat wymaganego zakresu pracy z naszej strony, a także jej kosztów, w ciągu 1–2 dni roboczych. Jeśli zagadnienie jest bardziej skomplikowane, czas odpowiedzi może wydłużyć się do 3–4 dni roboczych. W pilnych sprawach polecamy kontakt telefoniczny na numer: +48 519 56 36 26.

Jak wygląda rozpoczęcie współpracy?

W odpowiedzi na przesłane zapytanie, wskazujemy jaki jest zakres prac do wykonania oraz związane z tym koszty. Po akceptacji naszej propozycji współpracy i kosztów z nią związanych, realizujemy zlecenie. W zależności od preferencji naszych Klientów, prace mogą być prowadzone na podstawie akceptacji mailowej warunków lub po zawarciu umowy w formie pisemnej. Niezależnie od formy akceptacji, prace rozpoczynamy zawsze, dopiero po wyrażeniu zgody przez Klienta.

Jak ustalane są koszty?

Koszty ustalamy podstawie czasu potrzebnego na realizację danego zlecenia. Co ważne, na samym początku informujemy o pełnym koszcie zlecenia, aby nasi Klienci nie obawiali się niespodziewanych wydatków. Jeśli zlecenie wymaga dodatkowej pracy, np. z powodu zmiany założeń biznesowych, w trakcie jego realizacji, informujemy o tym Klienta i dodatkowe prace są wykonywane tylko po uzyskaniu akceptacji.

Czy przed rozpoczęciem współpracy wymagane jest osobiste spotkanie?

Nie. Spotkanie osobiste jest potrzebne jedynie w przypadku bardziej skomplikowanych zagadnień. W przypadku zleceń dotyczących przygotowania dokumentów, takich jak umowy, regulaminy, dokumentacja RODO, ochrona sygnalistów, czy nawet przygotowanie umowy spółki z o.o., osobiste spotkanie przed rozpoczęciem przez nas pracy, nie jest konieczne. Jeżeli spotkanie usprawniłoby realizację usługi, na pewno je zaproponujemy.

Czy mogę uzyskać poradę prawną online lub telefonicznie?

Tak. Większość kontaktów z naszymi Klientami odbywa się online, dzięki czemu obsługujemy firmy z całej Polski, a nawet spoza jej granic. Mając na uwadze, jak cenny jest czas przedsiębiorców, staramy się unikać marnowania go, na niepotrzebne dojazdy i bezpośrednie spotkania, o ile faktycznie nie jest to konieczne. Porady prawne online udzielamy głównie pisemnie, zazwyczaj drogą mailową. Spotkanie online lub rozmowa telefoniczna organizowane są w razie potrzeby np. doprecyzowania porady lub omówienia zagadnienia jej krótszej lub łatwiejszej w przekazie formie, zwłaszcza jeżeli wskażesz na taką potrzebę.

Gdzie można się spotkać z prawnikiem?

Spotkanie może odbyć się w naszym biurze we Wrocławiu przy ul. Żmigrodzkiej 83. Jeżeli prowadzisz działalność na terenie Wrocławia lub w jego okolicach, możemy się spotkać w siedzibie Twojej firmy lub innym wskazanym miejscu. Ważne, aby miejsce spotkania zapewniało możliwość swobodnej rozmowy. Nie zamykamy się na spotkania w innych częściach Polski ale robimy to kiedy faktycznie sprawa tego wymaga, aby nie generować niepotrzebnych kosztów wobec naszych Klientów. Możemy się również spotkać online za pomocą MS Teams, Google Meets lub innego komunikatora.

Jak przygotować się do spotkania?

Przede wszystkim nie musisz się obawiać samego spotkania. Jesteśmy takimi samymi ludźmi jak Ty, a naszym pierwszorzędnym celem jest pomoc, będąc zawsze po Twojej stronie. Używamy prostego i zrozumiałego języka, a definicje prawne tłumaczymy zawsze w sposób przystępny i zrozumiały . Przed spotkaniem warto zebrać wszystkie istotne informacje dotyczące sprawy. Z reguły nie jest wymagane potwierdzenie tych informacji dokumentami, ale jeśli mają one istotne znaczenie w sprawie, np. umowy czy decyzje administracyjne, najlepiej jest je przesłać do nas przed spotkaniem, na adres mailowy, osoby odpowiedzialnej za Twoje zlecenie. W razie braku możliwości przesłania dokumentów elektronicznie, warto zabrać je ze sobą na spotkanie. W razie konkretnych pytań do nas, dobrze jest je sformułować prostym, zrozumiałym językiem i wysłać mailem do nas, przed spotkaniem. Wcześniejsze dostarczenie dokumentów lub pytań nie jest konieczne, ale pozwala nam na bardziej efektywną pomoc już podczas samego spotkania. Jeżeli po spotkaniu konieczne będzie podsumowanie, doprecyzowanie lub weryfikacja pewnych kwestii, prześlemy dodatkowe informacje drogą mailową lub telefoniczną, w zależności od Twoich preferencji.

Awaria KSeF i ePUAP: kompletny przewodnik przetrwania dla przedsiębiorcy